Hướng dẫn lưu trữ và phương pháp chuẩn bị của nó (2023)

Kho bãi có những nguyên tắc mà việc không tuân thủ có thể gây ra thiệt hại không thể khắc phục cho công ty. Để đạt hiệu quả về thời gian và chi phí, nên tạo ra một hệ thống lưu trữ thường xuyên. Một trong những nhiệm vụ cơ bản của kho hàng là mọi hoạt động của hệ thống kho hàng được thực hiện một cách hiệu lực và hiệu quả.

Nhà kho là gì?

Một trong những không gian thiết yếu cần có trong mọi tổ chức, văn phòngCửa hàngNó nằm trong tổ chức đó. Sự tồn tại của một nhà kho trong bất kỳ tổ chức nào giúp giữ các hàng hóa cơ bản cần thiết của công ty hoặc tổ chức đó trong nhà kho đó. Nhà kho thực chất là một tòa nhà hoặc một khu vực lưu giữ các loại hàng hóa công nghiệp, thương mại, v.v.

Mục đích chính của việc xây dựng nhà kho và kho bãi trong các tổ chức là nhận, di chuyển, lưu trữ và giao hàng. Để đạt hiệu quả về thời gian và chi phí, nên tạo ra một hệ thống lưu trữ thường xuyên. Một trong những nhiệm vụ cơ bản của kho hàng là mọi hoạt động của hệ thống kho hàng được thực hiện một cách hiệu lực và hiệu quả. Lưu trữ hàng hóa trong kho được thực hiện theo nhu cầu của công ty về các mặt hàng và sự sẵn có của các điều kiện cần thiết để giữ những mặt hàng đó trong kho.

Trong số các lý do về giá trị và tầm quan trọng của việc lưu trữ trong các tổ chức khác nhau, có thể kể đến những điều sau:

1. Nhà kho có thể hoạt động như một bộ đệm và khi thiếu sản phẩm hoặc nguyên liệu, nó có thể bù đắp cho những thiếu hụt này.

2. Đôi khi có thể giữ tới 60% vốn lưu động của công ty dưới dạng hàng hóa trong kho.

3. Nếu vì lý do nào đó nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất không đến được công ty, bạn có thể tham khảo kho và giải quyết nhu cầu của công ty.

4. Tăng khả năng cơ động của công ty trong việc gửi hàng đúng hẹn cho khách hàng

5. Việc có kho hàng tạo sự linh hoạt trong việc lập kế hoạch sản xuất và kinh doanh cho công ty, nhất là khi kế hoạch sản xuất thay đổi theo điều kiện thị trường.

6. Cung cấp các điều kiện, thiết bị cần thiết cho việc di chuyển hàng hóa nhằm tăng tốc độ xếp dỡ hàng hóa

7. Xác định hiệu quả công việc của nhân viên kho về mặt kho và các chỉ số tài chính

8. Kiểm soát chính xác lượng hàng trong kho và loại bỏ kịp thời tình trạng thiếu hụt kho

9. Tuân thủ tiêu chuẩn bảo quản và giảm giá cuối cùng của hàng hóa

10. Sử dụng người có kỹ năng trong kho để đẩy nhanh công việc kho

Các điều khoản kho bãi quan trọng nhất là gì?

Tất cả các hoạt động bốc xếp và lưu trữ hàng hóa mà công ty cần được gọi là nhập kho, hàng hóa này sẽ được lưu giữ trong kho cho đến thời điểm cần thiết.

TừQuy trình nhập kho chínhCó thể kể đến khâu nhận hàng, xếp dỡ, chọn hàng xuất bến, đóng gói và giao hàng. Kho bãi, giống như bất kỳ công việc nào khác, có một loạt các thuật ngữ chuyên ngành, trong đó quan trọng nhất là giới hạn đặt hàng lại, số lượng đặt hàng tiết kiệm nhất, tần suất luân chuyển hàng tồn kho vật liệu, thời gian quay vòng hàng tồn kho vật liệu, hàng tồn kho tối đa, được giải thích dưới đây về một số thuật ngữ này . cho

Sắp xếp lại giới hạn

Số lượng tối thiểu và tối đa nhất định được xem xét cho lượng hàng tồn kho của từng sản phẩm trong kho.

với số lượng đặt hàng tiết kiệm nhất

Để giảm chi phí hàng năm, các công ty cố gắng lấy những nguyên vật liệu, hàng hóa cần thiết với số lượng lớn để được người bán chiết khấu, vì vậy gọi là đặt hàng tiết kiệm nhất về số lượng nhập kho.

Tần suất quay vòng hàng tồn kho nguyên vật liệu

Số lần hoặc khoảng thời gian cụ thể khi một sản phẩm được mua được gọi là vòng quay hàng tồn kho.

Kỳ luân chuyển hàng tồn kho nguyên vật liệu

Khoảng thời gian từ khi mua hàng đến khi nhập hàng vào kho cho đến khi đưa hàng vào chu kỳ sản xuất được gọi là thời gian luân chuyển hàng tồn kho nguyên vật liệu.

Tồn kho nguyên vật liệu tối đa

Để tránh thiệt hại cho công ty, không nên để hàng hóa trong kho lâu hơn mức cần thiết, vì có thể để hàng hóa trong kho quá lâu khiến hàng hóa bị hư hỏng, giảm chất lượng. kho, khái niệm này được gọi là hàng tồn kho tối đa sẽ là

Tác động của lưu trữ trong quá trình quản lý

Do kho đóng vai trò cung ứng vật tư hàng hóa nên việc cung ứng vật tư hàng hóa đúng thời hạn nhất là khi nguyên vật liệu giảm so với mức cần thiết tối thiểu sẽ giúp công ty có thể tiếp tục sản xuất không ngừng. .Và anh ta có thể bán sản phẩm của mình ra thị trường mọi lúc. Việc không phân phối đúng hạn có thể gây ra thiệt hại không thể khắc phục cho công ty và thậm chí có thể mất một lượng lớn khách hàng do sự bất thường.

Các nguyên tắc lưu trữ là gì?

Một thủ kho phải nắm rõ các nguyên tắc nhập kho vì việc không tuân thủ các nguyên tắc nhập kho có thể gây hư hỏng cho hàng hóa lưu trữ trong kho và công ty sẽ chịu nhiều tổn thất. Việc tuân thủ các nguyên tắc về kho bãi rất hiệu quả trong việc thực hiện các mục tiêu của công ty. Bước đầu tiên là nhập hàng vào kho, chúng ta phải biết hàng hóa gì, thời gian nhập kho để có đủ thời gian cung cấp các điều kiện, địa điểm cần thiết cho hàng nhập kho. Sau khi nhập hàng hóa vào kho, nó phải được đăng ký trong hệ thống và lập hóa đơn, biên lai và hóa đơn cho hàng hóa đến. Công đoạn tiếp theo là công đoạn giữ hàng trong kho. Hàng hóa nhập kho phải được phân loại căn cứ vào số lượng tiêu thụ, mức độ nhạy cảm của hàng hóa và mức độ nguy hiểm của hàng hóa. Sau đó, một nơi thích hợp nên được xem xét cho nó theo loại hàng hóa. Các vấn đề về sức khỏe và an toàn phải được quan sát cẩn thận.

Một trong những nguyên tắc cơ bản khác của kho bãi là khâu xuất hàng, trong đó tất cả hàng hóa lấy ra đều phải được đăng ký và đăng ký chứng từ hiện có vào một hệ thống để có thể thống kê chính xác lượng hàng hóa tiêu thụ, lượng hàng tồn kho. lượt đến và các đợt mua hàng.

Các hướng dẫn lưu trữ là gì?

Có thể trước đây, nhà kho chỉ là một công-ten-nơ để chứa hàng hóa, nhưng hiện nay nhà kho được xem xét từ hai quan điểm, một là vấn đề vật chất và cung cấp không gian cần thiết để chứa hàng hóa, hai là thông tin. vấn đề rằng các hàng hóa khác nhau dựa trên một công ty mà nó được phân loại và quản lý. Bằng cách sử dụng các hướng dẫn về kho, có thể làm cho công việc trong kho trở nên cơ bản và đơn giản hơn đối với chúng tôi.

Các công thức lưu trữ quan trọng nhất

Các hướng dẫn về kho hàng quan trọng nhất bao gồm mẫu yêu cầu mua hàng, biên lai nhập kho, hàng trả lại sau khi mua và thẻ kho.

Phương pháp chuẩn bị hướng dẫn lưu trữ

Thiết lập mục tiêu: Để chuẩn bị mộthướng dẫn bảo quảnTrước tiên bạn phải xác định mục tiêu, bằng cách xác định mục tiêu, việc viết có thể dễ dàng hơn. Các mục tiêu phải rõ ràng và hợp lý để người dùng có thể hiểu tầm quan trọng của việc áp dụng hướng dẫn đó.

Định nghĩa: Trong phần này, bạn có thể đưa thông tin về các phần khác nhau của nhà kho. Phần này có thể là phần tóm tắt của một tập sách đào tạo để cung cấp thông tin cho người dùng.

Trách nhiệm: Trong phần trách nhiệm, tất cả các nhiệm vụ của thủ kho đều được giải thích rõ ràng.

Phương pháp thực hiện: Trong phần phương pháp thực hiện, tất cả các bước công việc từ mua hàng đến giao hàng và cách sử dụng các trang tính đều được giải thích trong đó. Tất cả các trang tính nên được giải thích trong phần này để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn nào.

Phân phối các bản sao: Cần gửi tất cả các hướng dẫn lưu trữ đến các đơn vị kho khác nhau. Nếu có công thức kèm theo thì nên gửi trong phần này cùng với công thức.